I presenti Termini e Condizioni (i “Termini”) disciplinano l’accesso e l’utilizzo dei servizi offerti attraverso il sito web disponibile all’indirizzo www.srtfairs.com, gestito da SRT International Ltd., una società a responsabilità limitata costituita ai sensi della legislazione bulgara, iscritta al Registro delle Imprese della Bulgaria con il numero 201439810, con sede legale in 11-13 Prof. Fridtjof Nansen St., apt. 6, 1142 Sofia, Bulgaria (di seguito “SRT”, “la Società” o “l’Organizzatore”).
Completando la procedura di registrazione a qualsiasi evento fisico e/o virtuale organizzato da SRT e manifestando espressamente l’accettazione dei presenti Termini (anche selezionando l’apposita casella di accettazione o mediante qualsiasi altro meccanismo di accettazione previsto durante la registrazione), il Partecipante conferma e accetta che la propria partecipazione e il proprio rapporto con SRT in relazione agli eventi in presenza e/o virtuali organizzati da SRT saranno disciplinati dai presenti Termini, che saranno giuridicamente vincolanti ed efficaci.
I presenti Termini entrano in vigore nel momento in cui il Partecipante ne conferma l’accettazione durante la registrazione (anche facendo clic su un pulsante durante la registrazione a eventi fisici e/o virtuali organizzati da SRT). Il Partecipante dichiara di avere la capacità giuridica necessaria per stipulare contratti, nonché l’autorità legale per vincolare la persona giuridica che rappresenta. Ulteriori termini e condizioni possono applicarsi a specifici servizi offerti da SRT tramite o in relazione al Sito Web, come indicato nei rispettivi accordi sul livello di servizio.
Ai fini dei presenti Termini, i termini indicati di seguito avranno il seguente significato:
“Cliente” indica una persona fisica o un’organizzazione che acquista o accetta di acquistare i Servizi offerti da SRT.
“Sito Web” indica il seguente sito: www.srtfairs.com, gestito da SRT, di seguito indicato come il “Sito Web”.
“Servizio” indica qualsiasi servizio offerto da SRT, anche attraverso il proprio Sito Web, compreso l’accesso a piattaforme.
“Partecipante” indica un’istituzione (e/o i suoi rappresentanti) che ha presentato domanda di partecipazione e/o parteciperà a un evento organizzato dall’Organizzatore, comprese le università e il relativo personale registrato. Tali rappresentanti possono essere esclusivamente membri del personale universitario regolarmente registrati e agenti che lavorano per un Partecipante in via esclusiva.
“Partecipante all’evento” indica qualsiasi persona presente fisicamente o virtualmente a un Evento SRT, inclusi rappresentanti universitari (Partecipanti) e relativi accompagnatori, orientatori scolastici, personale delle scuole superiori, studenti e genitori.
“Domanda di partecipazione” indica un modulo di candidatura online debitamente compilato, disponibile sul Sito Web di SRT, relativo a un Evento SRT.
“Evento in presenza” indica qualsiasi fiera, conferenza o altro evento organizzato, ospitato o gestito dall’Organizzatore che si svolga in una sede fisica e richieda la presenza fisica di Partecipanti, Partecipanti all’evento e altri soggetti. Gli Eventi in presenza prevedono un’interazione diretta, faccia a faccia, senza mediazione digitale o da remoto.
“Evento virtuale” indica qualsiasi webinar, fiera online, e-conference o altro evento organizzato, ospitato o gestito dall’Organizzatore tramite piattaforme elettroniche o basate su Internet, al quale i Partecipanti prendono parte da remoto mediante computer, dispositivo mobile o altri strumenti digitali.
“Evento Fly-In” indica un programma in presenza della durata di più giorni, organizzato da SRT, che riunisce università internazionali e orientatori delle scuole superiori per visite ai campus, incontri di networking, seminari e attività di scambio professionale. Gli Eventi Fly-In includono generalmente:
“Evento” indica qualsiasi Evento in presenza, Evento virtuale e/o Evento Fly-In organizzato, ospitato o gestito dall’Organizzatore.
“Host” indica l’università o l’istituto di istruzione superiore che riceve e accoglie i Partecipanti all’evento durante un Evento Fly-In ed è responsabile dell’organizzazione di visite al campus, incontri, seminari, ricevimenti o altre attività che fanno parte del programma ufficiale dell’Evento Fly-In.
“Orientatore scolastico” indica un orientatore di una scuola, inclusa una scuola superiore, che partecipa agli Eventi SRT.
“Informativa sulla privacy” indica l’Informativa sulla privacy di SRT pubblicata sul proprio Sito Web.
“Giorni di calendario” indica tutti i giorni della settimana, inclusi sabati, domeniche e giorni festivi, conteggiati consecutivamente indipendentemente dal fatto che si tratti di giorni lavorativi o non lavorativi.
“Circostanze inevitabili e straordinarie” indica una situazione al di fuori del controllo della parte che la invoca e le cui conseguenze non avrebbero potuto essere evitate neppure adottando tutte le misure ragionevoli. Rischi significativi per la salute umana, come la diffusione di una grave malattia quale il COVID-19 nella destinazione di viaggio o nelle sue immediate vicinanze, saranno considerati Circostanze inevitabili e straordinarie.
“Piattaforma” indica la piattaforma virtuale utilizzata per gli Eventi virtuali dell’Organizzatore – “Marcom ACE” – e qualsiasi altra piattaforma virtuale applicabile, a seconda dei casi.
“Contenuti dell’Evento” indica tutti i materiali, dati, media e contenuti creati, visualizzati, inviati o utilizzati in relazione a un Evento, inclusi, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: presentazioni, slide, documenti, titoli e descrizioni delle sessioni, denominazioni societarie, nomi delle istituzioni, nomi e profili dei relatori, biografie e fotografie dei relatori, loghi istituzionali e risorse del marchio, risorse digitali, contributi in chat o sessioni Q&A, guide dell’evento, riferimenti alla partecipazione, materiali di marketing o promozionali inviati e qualsiasi forma di registrazione, inclusi audio, video, screenshot, trascrizioni o estratti. I Contenuti dell’Evento comprendono inoltre materiali promozionali, teaser video, highlight clip e qualsiasi riepilogo, sintesi o materiale post-evento prodotto dall’Organizzatore. I Contenuti dell’Evento comprendono sia i contenuti creati dall’Organizzatore sia i materiali forniti dai Partecipanti/Partecipanti all’evento per essere utilizzati durante un Evento.
“Diritti di Proprietà Intellettuale” indica tutti i diritti di proprietà intellettuale o industriale, presenti e futuri, inclusi qualsiasi registrazione, domanda o diritto di presentare domanda relativamente a diritti della stessa natura o simili a un disegno registrato o a un marchio registrato, nonché tutti gli altri diritti della stessa natura o simili a marchi non registrati, diritti volti a impedire pratiche di passing off o concorrenza sleale, diritti su disegni non registrati, diritti d’autore, brevetti e domande di brevetto e diritti relativi a informazioni riservate, know-how e segreti commerciali, incluse tutte le estensioni e i rinnovi di tali diritti.
Qualsiasi altro termine utilizzato con lettera maiuscola e non definito nella presente sezione avrà il significato attribuitogli altrove nei presenti Termini o in qualsiasi contratto o accordo individuale concluso dall’Organizzatore con un Partecipante o un Partecipante all’evento.
Tutte le Domande di partecipazione agli Eventi dell’Organizzatore devono essere presentate online attraverso il relativo Sito Web, compilando l’apposito modulo di iscrizione. Al momento della registrazione sul Sito Web e della compilazione del modulo di iscrizione, il Partecipante dovrà fornire informazioni accurate e veritiere e si impegna a mantenerle costantemente aggiornate.
a) fornire a tutti i Partecipanti l’accesso alla Piattaforma utilizzata per gli Eventi virtuali entro le scadenze previste per la creazione del profilo, la programmazione dell’agenda, l’evento live e la modalità di sola visualizzazione, il tutto incluso nel prezzo pagato per l’Evento;
b) garantire la disponibilità della Piattaforma ai Partecipanti;
c) fornire ai Partecipanti, su loro richiesta e entro un periodo di tempo ragionevole, assistenza per l’utilizzo della Piattaforma, la configurazione del profilo e lo svolgimento degli incontri;
d) fornire al Partecipante indicazioni sulle migliori pratiche per completare tutti gli slot disponibili per gli incontri durante gli Eventi virtuali, fermo restando che l’Organizzatore non avrà alcun obbligo di garantire che tutti gli slot dei Partecipanti vengano prenotati;
e) informare i Partecipanti di eventuali modifiche al programma degli Eventi virtuali al più tardi entro 24 ore dall’inizio dell’evento;
f) mantenere riservati i dati di contatto degli Orientatori scolastici e non divulgarli ad alcun Partecipante a un Evento virtuale, salvo che l’Orientatore scolastico abbia previamente prestato il proprio consenso o qualora tale divulgazione sia necessaria per organizzare un incontro o un successivo contatto tramite la Piattaforma.
a) rifiutare richieste di revisione testi, copywriting e modifica di immagini relative alle informazioni caricate da un Partecipante nel proprio profilo sulla Piattaforma, pur potendo fornire indicazioni sulle migliori pratiche per migliorare l’esperienza e la visibilità del Partecipante;
b) rifiutare una Domanda di partecipazione a un Evento virtuale entro i termini di prenotazione qualora sia stato raggiunto il limite di 50 Partecipanti;
c) rifiutare le Domande di partecipazione ricevute dopo le scadenze di prenotazione comunicate;
d) apportare modifiche al programma degli Eventi virtuali, previa comunicazione ai Partecipanti almeno 24 ore prima dell’inizio dell’evento.
a) creare un profilo e organizzare e svolgere sulla Piattaforma i propri incontri con gli Orientatori scolastici durante gli Eventi virtuali;
b) garantire che le informazioni inserite nel proprio profilo sulla Piattaforma siano accurate, complete, lecite e conformi alla normativa UE applicabile;
c) aggiornare e mantenere aggiornate tempestivamente le informazioni contenute nel proprio profilo sulla Piattaforma, rispettando le eventuali scadenze indicate dall’Organizzatore;
d) utilizzare esclusivamente loghi ufficiali, fotografie e dati di contatto dell’istituzione che rappresentano nel proprio profilo sulla Piattaforma e nelle comunicazioni con l’Organizzatore e i Partecipanti all’evento;
e) installare e mantenere correttamente l’applicazione Zoom e/o qualsiasi altra applicazione necessaria per l’Evento virtuale, a seconda dei casi e secondo quanto indicato dall’Organizzatore, sul dispositivo che utilizzeranno durante l’Evento virtuale;
f) garantire una connessione Internet stabile e affidabile per tutta la durata dell’Evento virtuale. Eventuali interruzioni causate da una connettività insufficiente sono di esclusiva responsabilità del Partecipante e non rientrano nella responsabilità dell’Organizzatore;
g) rispettare rigorosamente il programma dell’Evento fornito dall’Organizzatore. Il Partecipante è l’unico responsabile della puntualità a tutti gli incontri e l’Organizzatore non potrà essere ritenuto responsabile per appuntamenti persi o non rispettati.
a) ricevere l’accesso alla Piattaforma, incluso nella quota di partecipazione, allo scopo di creare un profilo, organizzare e svolgere incontri con gli Orientatori scolastici;
b) richiedere in qualsiasi momento istruzioni o assistenza relativamente all’utilizzo della Piattaforma, inclusa la configurazione del profilo e lo svolgimento degli incontri. L’Organizzatore risponderà a tali richieste entro un periodo di tempo ragionevole;
c) essere accompagnati da un ulteriore Partecipante, previo pagamento della quota aggiuntiva applicabile di 500 EUR;
d) annullare la propria partecipazione al relativo Evento virtuale dandone comunicazione scritta all’Organizzatore tramite e-mail e nel rispetto della Politica di cancellazione dell’Organizzatore di cui alla Sezione 7.
a) fornire ai Partecipanti agli Eventi in presenza un elenco delle scuole partecipanti prima dell’Evento;
b) assegnare al Partecipante uno spazio nella sala espositiva in cui si svolge l’Evento in presenza e cercare, per quanto possibile, di rispettare le preferenze dei Partecipanti relativamente all’assegnazione;
c) informare i Partecipanti di eventuali modifiche al programma dell’Evento in presenza al più tardi entro 24 ore prima dell’inizio dell’evento.
a) un tavolo di circa 70 × 120 cm per Partecipante;
b) la possibilità di esporre un materiale promozionale o pubblicitario;
c) pranzo durante le giornate dell’Evento in presenza, a condizione che il Partecipante indichi eventuali esigenze alimentari particolari durante il processo di registrazione;
d) servizio navetta tra le sedi ufficiali dell’Evento in presenza ed eventuali strutture ricettive o nodi di trasporto individuati dall’Organizzatore per il relativo Evento in presenza.
L’Organizzatore si riserva il diritto di adattare, modificare o sostituire i servizi sopra indicati in base alla natura, al formato o alle esigenze logistiche di specifici Eventi in presenza. Eventuali variazioni saranno comunicate preventivamente ai Partecipanti attraverso la descrizione dell’Evento in presenza o tramite altri mezzi di comunicazione appropriati, a seconda dei casi.
a) assumersi la responsabilità dei contenuti e delle informazioni forniti per la guida dell’Evento in presenza e della loro conformità alla normativa UE;
b) risarcire eventuali danni subiti dall’Organizzatore a causa di azioni od omissioni del Partecipante, conformemente alla fattura emessa dall’Organizzatore;
c) astenersi dal concedere, in tutto o in parte, lo spazio espositivo a terzi senza previa autorizzazione scritta dell’Organizzatore;
d) astenersi dal distribuire materiale pubblicitario e promozionale al di fuori della sala espositiva senza previa autorizzazione scritta dell’Organizzatore;
e) non procedere allo smontaggio né lasciare lo spazio espositivo prima della fine dell’orario di apertura dell’Evento in presenza senza averne previamente informato l’Organizzatore;
f) rispettare rigorosamente il programma dell’Evento fornito dall’Organizzatore. Il Partecipante è pienamente responsabile e l’Organizzatore non potrà essere ritenuto responsabile qualora il Partecipante non rispetti il programma relativo a luoghi e date di alloggio e trasferimento.
L’Organizzatore può avvalersi di fornitori di servizi terzi, incluse agenzie di viaggio, per assistere nella prenotazione e gestione di alloggi, voli, viaggi in treno e altri servizi di viaggio necessari per l’Evento Fly-In. Tali fornitori terzi agiranno per conto dell’Organizzatore e quest’ultimo potrà condividere con loro le informazioni necessarie relative ai Partecipanti esclusivamente ai fini dell’organizzazione dei servizi pertinenti.
a) partecipare all’intero programma, inclusi tutti gli eventi universitari, incontri di networking, cocktail di apertura e pranzo di chiusura, ove applicabili;
b) arrivare puntualmente agli eventuali incontri sociali introduttivi, quali il cocktail di apertura;
c) non lasciare anticipatamente il programma;
d) partecipare a tutte le visite ai campus organizzate dagli Host;
e) comportarsi in modo professionale e rispettoso nei confronti dei Partecipanti, degli Host e dell’Organizzatore;
f) confermare la propria partecipazione quando richiesto;
g) assicurarsi che l’orario di arrivo consenta di partecipare al cocktail di apertura;
h) fornire all’hotel interessato una carta di credito al momento del check-in per coprire eventuali spese accessorie;
i) riconoscere che gli inviti agli Eventi Fly-In sono personali e non trasferibili. Qualora un Orientatore scolastico cambi scuola, l’invito non sarà trasferito alla nuova scuola dell’Orientatore scolastico né a un nuovo orientatore e tale cambiamento comporterà automaticamente la revoca dell’invito.
a) sottoporre tutti i materiali promozionali all’Organizzatore per approvazione;
b) garantire che i materiali promozionali rappresentino accuratamente la propria istituzione;
c) rispettare le linee guida di branding dell’Organizzatore per tutte le attività di marketing relative all’Evento;
d) fornire all’Organizzatore dati di contatto aggiornati;
e) informare l’Organizzatore di eventuali modifiche al programma, alle attività o ai rappresentanti;
f) mantenere un comportamento professionale, rispettare la puntualità e adottare un abbigliamento business casual.
a) fornire una visita strutturata del proprio campus, comprendente tour, sessioni informative sull’istituzione e momenti di interazione con studenti/alumni;
b) sottoporre all’Organizzatore, per approvazione, un programma dettagliato della visita al campus e i piani relativi all’evento di networking co-organizzato almeno due settimane prima dell’evento;
c) coprire tutte le bevande, i pranzi e le cene inclusi nelle visite al campus e nell’evento di networking co-organizzato con l’Organizzatore;
d) organizzare il trasporto via terra del proprio personale da e verso le sedi dell’Evento Fly-In.
Non è previsto alcun rimborso qualora la cancellazione venga effettuata meno di 30 giorni di calendario prima del relativo Evento.
a) Uso operativo – incluso lo svolgimento e la gestione dell’Evento e dei relativi Servizi, la fornitura dell’accesso a replay o contenuti on demand ai Partecipanti registrati, reportistica interna, analisi, formazione e controllo qualità.
b) Uso promozionale – inclusa la pubblicazione sul sito web dell’Organizzatore, nelle newsletter e sui canali social media; la creazione di riepiloghi dell’Evento, recap, highlight reel, contenuti teaser o materiali simili; nonché la promozione, comunicazione e pubblicità di Eventi futuri.
Fornendo tali materiali e accettando i presenti Termini, i Partecipanti concedono all’Organizzatore una licenza non esclusiva, valida in tutto il mondo e a titolo gratuito per utilizzare, riprodurre, modificare, mostrare, distribuire e incorporare tali materiali nei Contenuti dell’Evento per le finalità consentite indicate nella precedente Sezione 9.1. I Partecipanti dichiarano e garantiscono di essere titolari o di aver ottenuto tutti i diritti necessari per fornire i Materiali del Partecipante nell’ambito dell’Evento e che i propri contributi non violano diritti di terzi.
SRT non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali perdite materiali, lesioni, ritardi/cancellazioni di voli, danni o altri eventi avversi derivanti da azioni od omissioni di fornitori terzi o da circostanze al di fuori del ragionevole controllo di SRT. SRT si riserva il diritto di apportare modifiche agli Eventi e/o annullarli in caso di circostanze di forza maggiore.
SRT non sarà responsabile per danni diretti, indiretti, incidentali, speciali o consequenziali derivanti dall’utilizzo o dall’impossibilità di utilizzare uno qualsiasi dei servizi di SRT, né per il costo necessario a procurarsi servizi sostitutivi. Qualora l’esclusione o la limitazione di responsabilità per danni consequenziali o incidentali non sia consentita dalla normativa applicabile, la responsabilità di SRT sarà limitata nella misura massima consentita dalla legge.
SRT può modificare periodicamente i presenti Termini. I Termini aggiornati si applicheranno ai nostri servizi a partire dalla data della loro pubblicazione sul sito web di SRT www.srtfairs.com.
I presenti Termini sono disciplinati dalla legge bulgara. Qualsiasi controversia sarà sottoposta al tribunale competente per il luogo in cui si trova la sede legale della Società, salvo che disposizioni imperative della normativa applicabile prevedano diversamente.